Korespondensi dalam bisnis
Korespondensi berasal dari kata correspondence (Inggris) atau correspondenti (Belanda) yang berarti hubungan terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat. Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak terkait. Isi pada surat biasa berupa informasi, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan atau laporan. Di zaman yang sudah modern ini , surat bisa ditulis atau diketik dalam secarik kertas (konvensional) atau berupa surat elektronik (e-mail/surel). Berbeda dengan cara konvensional, mengirim surat menggunakan e-mail hanya melibatkan jasa layanan internet dan penyedia layanan e-mail tersebut. Pengirim dan penerima e-mail harus memiliki fasilitas yang sama apabila berkomunikasi melalui e-mail. Penggunaan e-mail mengalami perkembangan yang cukup pesat sebagai media komunikasi modern karna dapat menyebarkan/mengirim informasi dengan waktu singkat ke berbagai wilayah yang cukup berjauhan. Walaupun begitu, surat-surat konvensional masih banyak digunakan karna murahnya jasa pengiriman. Jadi, e-mail bisa disebut sebagai alternatif komunikasi pada kegiatan surat-menyurat.
Sementara itu, korespondensi ada dua, yaitu Korespondensi Eksternal dan Korespondensi Internal. Korespondensi Eksternal, adalah hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh suatu lembaga dengan pihak luar.
Korespondensi Internal, yaitu hubungan surat-menyurat yang dibuat suatu lembaga antar karyawan,dewan-dewan direksi, termasuk hubungan antara cabang lembaga tersebut.
Peranan korespondensi dalam bisnis
Korespondensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan di dalam dunia bisnis, baik dalam surat-menyurat, memo, agenda proposal, maupun laporan bisnis. Kegiatan atau korespondensi ini menjadi bagian dari kehidupan bisnis suatu lembaga sehari hari. Korespondensi bisnin memiliki peranan sebagai berikut :
1. Menciptakan surat yang baik,jelas dan tepat. Dalam kehidupan sehari-hari,eksalahan dalam penulisan masih banyak terjadi. Misalnya seperti, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit, tanda baca tidak benar, tata bahasa tidak teratur dan salah mengadopsi bentuk dan model surat.
2. Dapat menciptakan kerja sama yang baik antar perusahaan atau lembaga. Dengan terjalinya komunikasi yang baik, pihak lain akan mendukung terciptanya kerjasama yang baik.
3. Mengumumkan kegiatan. dengan adanya kegiatan korespondensi bisnis semua orang dalam perusahaan bisa mengetahui kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan atau yang terjadi antara perusahaan antar pihak luar.
Ada pun pihak pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi, yaitu :
1. Koresponden, yaitu seseorang atau pihak yang berkirim surat dan atau menandatangani surat.
2. Redaktur, yaitu penyusun naskah surat.
3. Sekretaris, seseorang yang membantu pemimpin dalam korespondensi
4. Juru ketik, seseorang yang membantu produksi surat-surat
5. Register, seseorang yang melakukan aktivitas administrasi surat yang meliputi pendataan nomor surat, pencatatan surat keluar dan masuk, serta pengarsipan surat.
6. Kurir, seseorang atau pihak yang mengantarkan surat tersebut kepada penerima.
Fungsi surat bisnis
Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi sebagai berikut :
1. Surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim ke pihak lain.
2. Sebagai alat untuk menyampaikan informasi,permintaan atau permohonan, dan gagasan-gagasan yang berkaitan dengan bisnis.
3. Sebagai alat dokumen bukti tertulis, misalnya surat perjanjian, surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima dan faktur.
4. Sebagai alat untuk mengingat, Misalnya surat-surat bisnis yang sudah diarsipkan.
5. Sebagai bukti sejarah (historis)
Bahasa korespondensi bisnis
Korespondensi bisnis atau surat menyurat bisnis memiliki bahasa tersendiri. Ciri-ciri bahasa korespondesi bisnis adalah :
1. Jelas, Mudah dimengerti dan bebas dari kemungkinan salah tafsir.
2. Lugas, Hemat atau ekonomis dalam menggunakan kata tetapi tetap dengan cakupan makna yang lengkap.
3. Menarik dan Santun, yang dimaksud sebagai menarik disini ialah bahasa yang hidup dan santun, menghindari pengulangan kata yang menjemukan dan mampu membanngkitkan minat pembaca.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar